Trochę historii o metodzie OPEN SPACE TECHNOLOGY

 

Twórcą OPEN SPACE TECHNOLOGY jest Harrison Owen. Gdy po międzynarodowej konferencji, którą przygotowywał przez ponad rok uzyskał feedback od jej uczestników, że najlepsze pomysły, rozwiązania, i idee pojawiały się przy stolikach kawowych w przerwach wystąpień prelegentów, stwierdził, że nigdy więcej nie zorganizuje podobnej konferencji. Postawił sobie kilka pytań – mianowicie – jak można wykorzystać energię i zachwyt, panujący podczas przerw na kawę ? Jak poprowadzić i zmodelować taką przerwę, aby podczas jej trwania grupa ludzi okupująca jeden ze stolików wygenerowała kreatywne i skuteczne pomysły, rozwiązania, lub rozwiązała problem ?

Z tych poszukiwań zrodziła się metoda OPEN SPACE – zwana również Metodą Cafeteryjną.

 

Zastosowanie metody OPEN SPACE TECHNOLOGY

 

Stosuje się w momentach, gdy w krótkim czasie, grupa osób musi wymienić się swoją wiedzą, bądź potrzebami, znaleźć ważne dla siebie rozwiązania, bądź przedyskutować ważne kwestie. Sesja OST kończy się zaplanowaniem konkretnych działań na przyszłość oraz wyznaczeniem sposobów ich realizacji. Ważne jest, aby ustalić sobie zasadnicze check pointy, w których można sprawdzić, czy wszystko idzie zgodnie z założeniami.

Metoda nie sprawdzi się, w momencie, gdy nie uzyskamy zaangażowania uczestników, lub gdy organizator ma z góry ustalone rozwiązania na poruszane tematy.

 

Tematyka spotkań OPEN SPACE TECHNOLOGY

 

Tak naprawdę wszelka tematyka jest możliwa, jeżeli tylko zyskuje zaangażowanie uczestników, jest złożona – tzn. dotyczy np. kilku działów firmy. Zawiera problem, lub konflikt, a rezultaty nie są z góry już zaplanowane. Metoda OST przypomina trochę laboratorium w którym grupa inżynierów pracuje nad rozwiązaniem problemu, którego do tej pory jeszcze nie udało się rozwiązać.

Tematy sesji OST mogą dotyczyć produktywności w firmie, komunikacji w organizacji, potrzeby innowacji, planowania rozwoju kompetencji pracowniczych, wygenerowaniu nowych rozwiązań na stare problemy.

 

Jak to wygląda ? Czyli przebieg sesji OPEN SPACE TECHNOLOGY

 

Co robimy zanim zaczniemy ?

 

CZARKO CONSULTING pomaga klientowi w sformułowaniu głównego temat sesji OST oraz w kwestiach związanych z organizacją tzn.: dobór przestrzeni (optymalnie jest to sala, gdzie uczestnicy mogą usiąść w okręgu lub kilku okręgach, doborze uczestników, sformułowaniu ramowego programu sesji.

 

OST START – czyli przebieg sesji OST.

 

Organizator krótko wita uczestników i przedstawia intencję spotkania. Następnie prowadzący OST przedstawia metodę i zaprasza uczestników by zgłaszali te kwestie do wstępnej rozmowy, które są ich zdaniem ważne, i mogą przybliżyć do rozwiązania problemu / osiągnięcia celu.

Inicjatorzy poszczególnych dyskusji wybierają miejsce i czas spotkania. Dyskusje trwają zwykle od 50 min. do 1,5 godz. Ilość równocześnie toczących się dyskusji oraz rund zależna jest od wielkości grupy, warunków przestrzennych i organizacyjnych oraz od złożoności problemu i zaangażowania uczestników. Zadaniem organizatorów i zespołu asystentów OST jest takie zabezpieczenie konferencji, aby uczestnicy mogli skupić się tylko na temacie i problemach merytorycznych (zapewnione są napoje, posiłki, materiały, czytelna informacja, sprawna organizacja).

Udział w dyskusjach jest dobrowolny do tego stopnia, iż można dyskusje w każdej chwili opuścić i dołączyć do innych. Można też nie uczestniczyć w żadnej i prowadzić mniej formalne rozmowy z przygodnie napotkanymi uczestnikami. Dzięki temu rezultaty konferencji są autentyczne, a uczestnicy sami biorą odpowiedzialność za swój czas i za interesujący ich problem.

Z każdej dyskusji sporządzany jest raport, który następnie udostępniany jest wszystkim uczestnikom. Po chwili indywidualnej refleksji następuje planowanie postanowień i działań po konferencji. Są one również notowane i kopiowane dla wszystkich, razem z listą kontaktów.

 

Po sesji OST

 

Po konferencji OST uczestnicy są bardzo zaangażowani w realizację podjętych zamierzeń, gdyż sami je wypracowali i zaplanowali. Jednakże monitoring i wsparcie ze strony organizatorów, a nawet jeszcze jedno spotkanie najbardziej zaangażowanych osób, wzmacniają te rezultaty.

 

Komentarz do OPEN SPACE TECHNOLOGY

 

Bez względu jak nowatorsko brzmi nazwa, sama metoda jest bardzo prostą metodą wyciągania z potencjału ludzkiego to co najlepsze, przy zainicjowaniu ku temu odpowiedniego środowiska. W wersji Cafeteryjnej przestrzeń aranżuje się nieco inaczej. Nie tworzy się kręgów, w których zasiadają zainteresowani, lecz ustawia się kilka stolików, przy których toczą się dyskusje na wcześniej sformułowane przez samych uczestników spotkania tematy. Co 15 minut następuje tzw. RUNDKA. Jedna osoba odchodzi od stolika i przechodzi do następnego. W ten sposób obieg informacji, rozwiązań, pomysłów jest bardzo zróżnicowany i kreatywny.

Używając tej metody można stworzyć roczne plany rozwoju dla całej organizacji.

 

Przykładowe zastosowania Open Space dla firm:

•  

• usprawnienie komunikacji między poszczególnymi działami

• planowanie rozwoju firmy

• budowanie strategii poszczególnych działów

• kreacja nowych produktów i modyfikacja istniejących

• poprawa funkcjonowania zależnych od siebie działów

• szukanie pomysłów na wyjście z kryzysu

• inspiracjia i motywacjia pracowników

• analiza potrzeb szkoleniowych poszczególnych działów